Jak profesionálně reagovat na negativní pracovní e-maily

Datum publikování na HitPrace.cz: 24. 10. 2020
Jak profesionálně reagovat na negativní pracovní e-maily

E-mail je komplikovaná forma komunikace. Částečně formální dopis, částečně neformální korespondence, ne každý věnuje dostatečnou pozornost tomu, e-mail co říká a v jakém duchu. Díky této technologii je snazší než kdykoli předtím vypustit několik rychlých e-mailů, ať jste kdekoli. Toto „rychlé e-mailové“ myšlení však bohužel může způsobovat problémy, zvláště když jste na konci negativních pracovních e-mailů. Přestože odesílatel nemusí mít dojem, že je hrubý nebo negativní,někdy je tón e-mailu nepřátelský, kritický nebo naštvaný. Ať už jde o špatné e-maily od vašeho šéfa, rozzlobený e-mail od klienta nebo spolupracovníka, který je frustrovaný, negativní e-maily nikdo nečte rád. Nejideálnější je, e-mail vyřídit v co nejkratší době.

Zachovejte chladnou hlavu

Než s horkou hlavou odešlete odpověď, které byste mohli později litovat, chvíli počkejte a zhlubokase nadechněte.

Odolejte nutkání reagovat

Vaše první reakce po přečtení rozzlobeného e-mailu může být okamžitá odpověď. Ale odpálení stejně emotivního e-mailu vás může dostat do sporu, nemluvě o možném zničení dobře zavedených a důležitých vztahů.

Jděte od telefonu nebo notebooku

Místo toho získejte perspektivu a dejte si čas na vychladnutí. Postavte se a vzdalte se od stolu (nebopoložte telefon). Projděte se, dejte si sklenici vody nebo si popovídejte s jiným kolegou nebo přítelem. Získáte tak čas na uklidnění,než se znovu posadíte ke stolu - a budete čelit e-mailu. Pokud zjistíte procházka nebo káva nepomáhají, zvažte spánek. Když nejde o naléhavou záležitost, kterou je třeba řešit okamžitě, může někdy „zapomenutí“ na rozzlobený e-mail a odpočinek v noci pomoci změnit vaši perspektivu a zabránit vám ve vyhodnocení stejně negativního (a neužitečného)e-mailu.

Přečtěte si ho znovu

Jakmile budete mít lepší a klidnější rozpoložení, posaďte se a znovu si přečtěte e-mail. Koneckoncůto nemusí být tak špatné, jak se zprvu zdálo. Je možné, že jste si ho přečetli ve spěchu a nesprávně jste interpretovali význam e-mailu.

Neignorujte ho

Je lákavé stisknout „smazat“ a nepříjemného e-mailu se zbavit.. Ačkoli to může být správná volba vněkterých vašich osobních vztazích, není to správná volba pro vaše profesionální vztahy. U začátečníků to může vypadat, jako byste se vyhýbali řešení situace, což nikdy není dobré. V nejhorším případě byvšak nereagování na negativní pracovní e-maily mohlo vypadat pasivně agresivně. Konflikt na pracovišti není nikdy zábavný, ale nelze jej ani navždy ignorovat. I když je přijatelný den - maximálně dva -, pokud nejste delší dobu v kanceláři nebo neřešíte osobní pohotovost, „nezapomeňte“ odpovědět. Zvýšíte pouze napětí u odesílatele a situaci ještě zhoršíte.


HitPrace.cz
Autor:
Platforma pro spojení zaměstnavatelů s uchazeči o zaměstnání.