Konec chaosu v projektech: Jak řídit tým přímo z Outlooku pomocí eWay-CRM

Podobnou situaci jste možná zažili už několikrát. Pondělní porada běží, kolega se zeptá: „Jak to vypadá s tou prezentací?“ A vy najednou nevíte. Kdo ji měl připravit? Do kdy? A na čem jste se vlastně domluvili minule?

Otevřete Excel s úkoly, ale tam poznámky z meetingu nenajdete. Ty jsou možná v OneNote, možná v e-mailu – nebo úplně zmizely. A pak si uvědomíte, že chaos nevzniká proto, že by lidé nepracovali, ale proto, že informace jsou rozházené a nikdo nemá jasný přehled o tom, co se skutečně děje.

Proč projekty selhávají?

Ne proto, že by nebyly definovány úkoly, ale spíše z důvodu, že jsou rozházené všude – v Excelu, Trellu, e-mailech a poznámkách. A když pak potřebujete odpověď, lovíte ji ve třech programech.

Kolega vám napíše: „Poslal jsi ty podklady klientovi?“ A vy nevíte. Musíte hledat v odeslaných zprávách, pak v projektu, a nakonec se zeptat dalšího člena týmu.

A když se blíží deadline? Mysleli jste, že to má na starosti Petra, ale ta si myslela, že vy. A teď je pátek odpoledne a ještě zbývá dokončit až příliš mnoho věcí.

Řešení nabízí řízení projektů v Outlooku. Líbilo by se vám mít všechno tam, kde trávíte půl dne – vedle e-mailů, schůzek a kontaktů?

CRM v Outlooku s modulem pro projekty

eWay-CRM je CRM v Outlooku s modulem pro projektové řízení. Nemusíte díky němu přepínat mezi programy – kontakty, úkoly, projekty, e-maily – všechno vždy spolehlivě najdete na jednom místě. Vidíte, kdo dělá co, co je hotové a co čeká. A když někdo pošle e-mail o projektu, propojíte ho rovnou s úkolem. Žádné hledání, či dokonce ztrácení.

Co to znamená v praxi?

Píšete e-mail celému týmu? Vedle vidíte stav projektu – kdo má jaké úkoly, co je dokončené, kde se to zaseklo.

Plánujete schůzku? Vidíte historii – tedy to, co jste řešili minule, co bylo dohodnuto a kdo co slíbil. Jdete na meeting připraveni, ne s pocitem „doufám, že si vzpomenu“.

Klient se ptá na termín? Nemusíte lovit informace. Otevřete projekt, vidíte stav – a odpovíte během minuty. Profesionálně, přesně a bez průtahů.

Když máte projekty roztříštěné, musíte neustále psát: „Jak to vypadá s tím úkolem?“ „Poslal jsi to klientovi?“ „Kdy to bude hotové?“

S přehledem na jednom místě je to jiné. Prostě otevřete projekt. Vidíte odpovědi, tým píše méně emailů, vy se méně ptáte – a všichni mají víc času na práci samotnou.

Pro koho je řízení projektů v Outlooku vhodné?

Pro každého, kdo koordinuje lidi a úkoly. Nemusíte vést velký tým – stačí tři úkoly, dva lidé a jeden deadline.

Pro projektové manažery s více projekty a vedoucí týmů, kteří potřebují vědět, co se děje, aniž by museli každého osobně kontrolovat, je pak systém jako je eWay-CRM v Outlooku doslova „must have“.

A samozřejmě je vhodný i pro specialisty, kteří samostatně spolupracují s klienty – protože vědět, co bylo slíbeno a kdy, je základ profesionality.

Český CRM systém eWay-CRM je navíc ke stažení zdarma (ve verzi FREE), takže si ho můžete bez rizika vyzkoušet a vyhodnotit, jak vám usnadní denní rutinu. Díky integrovanému AI vám ušetří mnohem více času a starostí, než si dokážete představit.