Zásady efektivní komunikace

Pochopení je základem každé komunikace leadera. Čím přesněji pochopí zaměstnanci smysl, tím lépe mohou vykonat svou práci. Tedy hlavní otázkou je, jak efektivně komunikovat myšlenky? Kreslení vás donutí myšlenky zjednodušit a zaměřit se na podstatu, co si mají zaměstnanci zapamatovat. 

Denním chlebem manažerů je sdělovat myšlenky a vysvětlovat smysl rozhodnutí, procesů, strategie apod. Jakékoliv nepochopení nebo nedorozumění způsobuje velké ztráty. Jen si představte, že zadáte úkol a při jeho odevzdání dostanete něco jiného. Pracovník vám na vysvětlenou sdělí, že to pochopil jinak. Je to jeho chyba? Chyba je na obou stranách, ale promrhaný čas nejde vrátit zpět, stejně jako ztracenou energii. Nemluvě o zklamání nebo dokonce naštvání, jak jste vše správně sdělili a jak je možné, že to nepochopil.

KRESLENÍ PODPORUJE POCHOPENÍ A USNADŇUJE KOMUNIKACI 

Situace a požadavky jsou více a více složité a kvalita je dána detaily a řádným pochopením. Ukažme si to na příkladu. 

Příklad: Potřebujete nastavit optimální kapacitu pracovníků (pracovní pozice) tak, aby nebyli přetížení, ani nevytížení. Prostě mohli práci zvládat. Jediná cesta je, jejich činnosti kvantifikovat a zaměřit se na pouze na ty, které zabírají nejvíce času, a optimalizovat je. Naopak činnosti, které se neustále mění, nebo ad hoc vznikají a jejich objem i doba zpracování se špatně odhaduje, ty se těžko kvantifikují a také těžko optimalizují. Jenže je velmi málo pracovních pozic, které by měly podíl takových aktivit větší než 50%. 

Dále bych musel popisovat, jak vše počítat a proč je to možné spočítat. Také, že se nejprve zajímám o pravidelné, rutinní činnosti a o to, kolik % mi zabírají, a teprve pak řeším ad hoc činnosti. Už teď mám hodně popsaných řádků.