Jak si zařídit home office

Práce na home office patřila do nedávna mezi určité bonusy, kterými zaměstnavatel ve specifických případech usnadňoval práci svým zaměstnancům. Například při složitém dojíždění do zaměstnání, pro účelnější skloubení osobních a pracovních povinností a podobně. V současné době je ale home office v podstatě běžnou součástí výkonu práce, tedy u profesí, které to umožňují. S prací z domu se pojí ale řada různých požadavků, které musí plnit obě strany. Jak si zařídit home office?

Co je to home office

Pojem home office je nyní již ustálený výraz pro práci vykonávanou na dálku. Tedy práci, kterou zaměstnanci vykonávají zcela nebo částečně (například několik dní v měsíci, nebo část dne) mimo pracovní smlouvou určené sídlo svého zaměstnavatele. Vzhledem k tomu, že výsledky práce jsou poté předávány většinou formou digitálních cest, je tento způsob výkonu práce vhodný především pro profese, které využívají počítače a moderní komunikační technologie.

Předpoklady pro práci z domova

Možnost práce z domova (z chaty, z rekreace, z pracovní cesty apod.) úzce souvisí s prudkým rozvojem informačních a komunikačních technologií. Proto například pro IT odborníky a programátory není tento způsob práce takovou novinkou, jako pro spoustu dalších odvětví. Práce z domova aktuálně není ještě zákoníkem práce definována, takže hlavní dohoda o její formě záleží na shodě mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem.

Výhody a případné nevýhody home office

Pro zaměstnance je hlavním kladem využívání práce na dálku možnost minimalizovat dojíždění, což šetří čas i náklady na dopravu a dále snížení kontaktu s jinými lidmi (zdravotní hledisko). Mimo to jim domácí prostředí umožňuje lepší kontakt s rodinou a snadnější reagování na jejich případné potřeby. Pro některé je ovšem toto zároveň i překážkou. A to v případě, že doma nedisponují vhodným prostorem k výkonu práce, mají obtíže eliminovat „rodinný ruch“ nebo jim chybí dostatek vůle k osmihodinové práci, která je jinak v místě pracoviště samozřejmá.

Na co musí myslet manažeři před vyhlášením home office

Zásadním předpokladem pro práci na dálku je souhlas obou stran. Zaměstnavatel i zaměstnanec tak mohou tento způsob práce odmítnout. Pro home office je ovšem vhodné připravit i určitý interní firemní předpis, který by nastavil závazná pravidla. Jaká? Například způsob komunikace mezi zaměstnancem a nadřízeným. Dále také vhodné proškolení osob, ideálně pak vedoucích pracovníků, aby bylo stanoveno, jak vést tým na home office, jak rozvrhnout práci, pracovní dobu, jakým způsobem dělat porady a podobně.

Zadávání a vyhodnocování práce

Zásadním problémem je, pokud nemá firma nastavená pravidla, způsob zadávání práce a celková komunikace. Je tedy nutné určit, jak ke komunikaci bude docházet, tedy například přes e-maily, interním IT systémem, telefony, chatem nebo videohovorem. Po zadání úkolu je pak třeba i vhodná spolupráce s ostatními v týmu, stanovení termínu splnění a samozřejmě zpětná vazba k věci. Důležité je stanovení konkrétní pracovní doby, nebo třeba její evidence, jako běžně na pracovišti. Podle dohody může být mezi stranami upravena i forma odměňování, případné motivační bonusy i klidně klasicky čistá mzda.

Je třeba i vhodné vybavení

Zaměstnavatel by měl mít informaci o tom, zda je vůbec možné u zaměstnance nastavit režim práce na dálku. Tedy, zda má optimální pracovní prostředí, dále také zabezpečené připojení k internetu a firemnímu systému a samozřejmě vybavení, jako je například notebook, případně mobil a podobně.

Když zaměstnanec souhlasí s home office, nebo si tento způsob práce sám vyžádá, pak nezbytně musí splňovat nastavená pravidla. Je nutné, aby byl vždy k zastižení v předem určené době, aby pracoval na svěřených úkolech. Zároveň je vhodné, aby při případných videohovorech splňoval nastavený dress code a zachovával profesionalitu.

Jak si doma zajistit vhodné prostředí?

Samozřejmě ideální je, pokud má zaměstnanec vlastní pracovnu. To ale není vždy běžné, proto postačí i nějaký určený prostor v běžně obytných místnostech, například pracovní stůl v obývacím pokoji, v ložnici a podobně. Jednoduše v místě, které je příjemné a navodí mu vhodnou plochu k práci. Pokud má zaměstnanec rodinu, je třeba nastavit pevná pravidla i v jejím rámci. A to nejen s ohledem na dobu, kdy nesmí být rušen, ale také s ohledem na nutné zabezpečení citlivých firemních dat.

Nastavit si optimální podmínky pro efektivní práci na dálku nemusí být vůbec složité. Spolupráce zaměstnance a zaměstnavatele je ale vždy klíčová a jedině ta vede ke kýženému výsledku.