HR si našlo cestu: oběh pracovněprávních dokumentů je dnes jednodušší, než se zdá

Přemýšleli jste někdy nad tím, kolik papírů spotřebujete na všechny pracovněprávní dokumenty včetně Prohlášení poplatníka, Žádosti o roční zúčtování apod.? Ve skupině innogy v České republice to bylo kupříkladu více než 50-tisíc listů A4 ročně. Od roku 2018 postupně nahrazují listinné dokumenty jejich digitální obdobou a celý proces tak zvládnou nejen rychleji, ale i bezpečněji. Jak to zvládli a co to přineslo i ostatním českým firmám?

Výměna a zpracování dokumentů mezi zaměstnanci a zaměstnavateli probíhá v mnoha firmách podobně. Připravit, vytisknout, rozdistribuovat, vyplnit, podepsat, odeslat zpět a archivovat.

Jinak tomu nebylo ani u dodavatele energetických řešení innogy, kde se však čím dál více začali zamýšlet nad nevýhodami a skrytými riziky tohoto procesu.

„Papírový proces zpracování dokumentů není plně transparentní, je časově náročný a mohou v něm vznikat rizika ztráty dokumentů a porušení ochrany osobních údajů,“ vysvětluje Jana Šmerdová, Personnel Services Manager innogy.

Jak dodala, tyto překážky vnímali především v souvislosti s poskytováním HR služeb pro zaměstnance napříč celou Českou republikou. Oběh dokumentů proto někdy trval i měsíc, přičemž nebylo možno zjistit, v jakém stavu byl proces jejich zpracování a ani to, kde se dokumenty v daném momentu nacházejí.