Moderní HR systémy jsou postaveny na portálech pro zaměstnance

V dnešní době je většina informací a dokumentů poskytována především v elektronické podobě prostřednictvím elektronické pošty, zveřejněním na internetových nebo intranetových stránkách, mobilní komunikací nebo jinou obdobnou formou. Vzniká zároveň stále více požadavků na předávání těchto informací a dokumentů i všem zaměstnancům.

Nové HR systémy musí obsahovat funkce, jako je například elektronizace jednotlivých personálních dokumentů a formulářů, dochází k propojovaní HR a Document a Content management systémů. Nejlepší variantou je, když HR systém plně podporuje všechny požadavky a zároveň je schopen předávat data do centrálních systémů. Zpřístupnění personálních informací pro zaměstnance je většinou prostřednictvím personálního portálového řešení, které je spustitelné pro zaměstnance z domova, z mobilních zařízení či z personálního informačního kiosku.

HR portál je možno na základě požadavků společnosti flexibilně upravovat jak z hlediska grafického, tak i z hlediska nabízených funkcí, a tím se stává velmi flexibilním, uživatelsky přívětivým a intuitivním řešením. Spuštění jednotlivých funkcí provádí uživatelé pomocí rozcestníku, který zpřístupní uživateli předdefinované personální funkce. Nastavení všech funkcí je konfigurovatelné, a tím je možné zpřístupnit jakékoli aplikace, ne jenom HR systém, ale i další systémy jako např. Document management systém, intranet atd. Rozcestník je připraven většinou tak, aby uživatel nemohl spustit jiné aplikace nebo moduly, než ke kterým má oprávnění.