OFFICE MANAGER (kancelář předsedy představenstva) Prague, Praha

OFFICE MANAGER (kancelář předsedy představenstva)

Hlavním stavebním prvkem hladkého chodu hlavní kanceláře holdingu je sekretariát předsedy představenstva složený z 2 velmi seniorních kolegyň. Jedna z nich se nás po pěti letech rozhodla z osobních důvodů opustit, hledáme tedy druhou / první posilu pro organizaci nás všech:

Vypisujeme výběrové řízení na klíčovou pozici  OFFICE MANAGER hlavního sekretariátu .

Náplň práce:

- vedení diáře předsedy představenstva, koordinování a příprava schůzek, správa kontaktů;

- sjednávání pravidelných porad vedení a zasedání představenstev jednotlivých dceřiných společností;

- sjednávání schůzek s obchodními partnery z oblasti korporátní, municipální i soukromé sféry;

- komunikace s obchodními partnery a dodavateli služeb;

- evidence kontaktů, reportů, projektů, atd. v online úložišti;

- vítání návštěv, podávání občerstvení (v době nepřítomnosti druhé kolegyně);

- interní komunikace v rámci jednotlivých oddělení a dceřiných společností;

- příprava podkladů pro schůzky předsedy představenstva, příprava prezentací;

- organizace služebních i soukromých cest (letenky, ubytování, apod.);

- organizace soukromých aktivit předsedy představenstva, asistence se soukromou agendou;

- supervize oběhu smluv a dokumentů, archivace dokumentů;

- aktualizace projektových listů a informací v interním systému;

- samostatné plnění operativních úkolů a projektů.

Potřebujeme:

- minimálně 5 let praxe na pozici asistentky top managementu PODMÍNKOU, především zkušenosti s vedením  diáře nadřízeného - příprava schůzek s top partnery a významnými osobnostmi;

- excelentní  kombinatorika ,  kritické myšlení , příjemné vystupování,  KLID ;

- zralou osobnost s bohatými osobními i profesními zkušenostmi;

- komunikativní znalost angličtiny (základní komunikace se zahraničními partnery), perfektní znalost českého jazyka (komunikace s úřady státní sféry, korektury prezentací, atd.);

- výbornou znalost práce na PC (MS Office, Internet, Power Point, projektové programy (naučíme));

- výtečné organizační schopnosti, komunikační dovednosti na vysoké úrovni, profesionalitu, reprezentativní vystupování;

-  zdravý úsudek ,  předvídání událostí, předcházení problémům a úspora energie nadřízeného;

- zodpovědnost, flexibilitu, loajalitu, trpělivost, poctivost;

- reprezentativní, kultivované vystupování a vzhled (velmi konzervativní prostředí);

- diskrétnost při nakládání s informacemi.

U nás najdete:

- přátelské profesionální pracovní prostředí, kdy velmi rušné dny střídají klidné, řešení zajímavých různorodých projektů;

- pracovní poměr na dobu neurčitou;

- zázemí stabilní společnosti, přátelský vstřícný kolektiv a absenci nudy;

- dlouhodobost a stabilitu.

Pracovní doba:

střídavě 8:00 - 16:30 nebo 9:30 - 18:00 - nutno pokrýt provoz sekretariátu

Nástup:

Rádi počkáme, kolegyně odchází až koncem roku, pro důkladné zapracování vítáme nástup od září, případně dohodou.

V případě zájmu zašlete prosím Váš strukturovaný životopis s fotografií a adresným motivačním dopisem.

Těšíme se na setkání s Vámi :-)